Цель
Являясь участниками МННО «Буюк Келажак» (далее – Организация), мы обязуемся действовать исключительно в интересах нашей организации. Следовательно, нам необходимо избегать ситуаций, при которых могут возникнуть реальные, потенциальные или предполагаемые конфликты интересов, которые могут возникнуть в случае возникновения личных, деловых или семейных интересов участников конфликта с интересами Организации.
Такие конфликты могут создавать проблемы, которые могут привести к следующему:
- Нанести ущерб репутации Организации, что может привести к ее неспособности продолжать свою деятельность;
- Влиять на решения участников и компрометировать объективность при ведении дел Организации;
- Ограничивать свободное обсуждение, что приводит к решениям или действиям, которые не отвечают интересам Организации; а также
- Создаёт неблагоприятное впечатление, что Организация действовала ненадлежащим образом.
Настоящая Политика направлена на защиту, как Организации, так и ее участников, сотрудников, членов, учредителей (далее – участник) от любого проявления неподобающего поведения.
Определения
«Организация» — это организация «Буюк Келажак», выступающая в качестве собственника настоящего документа.
«Участник» — это учредитель, участник, эксперт, местный участник, сотрудник организации.
«Правление» — это Координационный Совет организации «Буюк Келажак».
«Правила» — это настоящие правила по урегулированию конфликта интересов.
«Интересы» — это любые обязательства, вложения, отношения, обязанности или участие, финансовое или иное, которое может повлиять на принятие решения участников, включая:
Прямой интерес – это собственность участника/сотрудника;
Косвенный интерес — собственность, находящаяся в бенефициарной собственности через другие инвестиции, имущество, доверие или другое посредничество;
Собственный интерес — личная доля или участие, которое может включать или не включать ожидание финансовой выгоды; а также
Предполагаемый интерес — участник, который считается заинтересованным, по причине того, что его/ее супруг(а) имеет интерес.
Конфликт интересов возникает в случаях, когда личные интересы участников могут потенциально мешать выполнению их обязанностей в Организации. Возникновение реального, потенциального или предполагаемого конфликта интересов может повлиять на честность, объективность и степень ответственности лица, что может отразиться на интересах Организации.
Декларация интересов
Учитывая заявленную цель настоящих Правил, мы просим участников заявлять о своих интересах, а также о любых подарках или жестах гостеприимства, полученных в связи с их ролью в Организации, а также о ситуациях, когда предполагаемая сделка или ситуация может привести к конфликту интересов.
С этой целью организация подготовила форму по декларации интересов (Приложение №1 к настоящему документу). Следующие виды интересов подлежат заявлению, но не ограничиваются ими:
— Участники, у которых есть друзья или другие личные или деловые отношения, должны тщательно изучить их и решить, создают ли эти отношения конфликты интересов с вверенной им ролью в Организации.
Например, следующие:
- наем родственника, друга, аффилированной фирмы в качестве сотрудника или поставщика,
- покупка или продажа товаров или услуг из/в семейный/аффилированный бизнес при наличии и учитывая конкурентов,
- или получение товаров/услуг в качестве бенефициаров.
— Участники обязуются сообщать о любой внеслужебной деятельности, финансовых интересах или отношениях, которые могут представлять реальный, потенциальный или предполагаемый конфликт интересов. Раскрытие такой информации должно производиться в адрес Координационного Совета Организации.
Для увеличения эффективности форма декларации интересов должна обновляться сотрудником офиса Организации не реже одного раза в год.
В ситуациях, когда участники не уверены в необходимости заявления о тех или иных обстоятельствах, или в случаях, когда они сомневаются в необходимости обновления декларации, им настоятельно рекомендуется принять меры предосторожности или обратиться к Координационному Совету.
Любая информация об интересах, предоставляемая участниками, а также решения по вопросам, принимаемые Советом правления Организации, должны регистрироваться, обновляться, комплектоваться в файлы и храниться для аудита, если это необходимо.
Также сотрудником по комплайенсу должен вестись журнал регистрации интересов для учета всех подарков стоимостью более $50, полученных участником. Участнику необходимо сообщить об этом через эмейл или другие доступные средства связи.
Процедура
Если Совету необходимо принять решение по вопросу, касающегося наличия интереса у члена(ов) Совета или участника(ов), то члены Совета должны:
- Определить потенциальный конфликт интересов;
- Не участвовать в обсуждении вопросов имеющих прямой/косвенный конфликт; а также
- Не голосовать по этому вопросу.
Если Совету необходимо принять решение по вопросу, касающегося наличия интереса у члена(ов) Совета или участника(ов), то Совет должен гарантировать, что:
— Все решения принимаются путем голосования, при условии большинства голосов в две трети присутствующих и наличия кворума, а также
— Заинтересованные члены Совета, а также участники, связанные семейными или деловыми отношениями с заинтересованными лицами, не допускаются к голосованию по вопросам, затрагивающим их собственные интересы.
Совет и участники обязаны:
Принимать решение о найме или заключении договоров с каким-либо поставщиком только при условии, что он/она является наиболее квалифицированным специалистом, и готов предоставить необходимые товары или услуги по наилучшей цене. На решение Совета никоим образом не должен влиять тот факт, что член Совета или участник может быть заинтересован в заключении договора.
Зарегистрировать в протоколе заседания Совета наличие потенциального конфликта интересов, а также применить процедуру и критериев настоящих правил.
Каждый участник Организации несет ответственность за любой возможный реальный, потенциальный или предполагаемый конфликт интересов. В случае, если Организация не заметила конфликта, участник обязуется незамедлительно самостоятельно проинформировать Организацию о том, что он/она столкнулся с конфликтом интересов.
Ни один участник Организации не должен получать какую-либо личную выгоду или прибыль, прямо или косвенно, из-за его/ее участия в Организации. Каждый человек должен сообщать Организации о любых личных интересах, которые он/она может получить по любому вопросу, находящемуся на рассмотрении Организации, а также воздерживаться от участия в любом решении по этому вопросу.
Любой участник Организации или партнера или поставщика Организации должен определять свою принадлежность к тому или иному агентству или учреждению; кроме того, он/она не должны принимать участия в решении, затрагивающем это учреждение/агентство.
Любой участник Организации или ее Консультанты/Деловые партнеры должны воздерживаются от получения какого-любого списка клиентов в личных или частных целях в любое время в течение срока их сотрудничества.
Любой участник, который также является пользователем услуг Организации, или лицо, представляющие его/её интересы, которое использует услуги Организации, не должен участвовать в принятии решений, которые непосредственно влияют на услугу, получаемую лицом, которое он/она представляет. Он/она должен объявить о своем интересе при первой же возможности и отказаться от любого последующего обсуждения. То же самое относится, если конфликт касается какой-либо другой причины.
Участник Организации может участвовать в обсуждениях, от которых он/она может косвенно получать выгоду, например, в случаях, когда бенефициарами выгоды будут являться все пользователи.
Совет Организации имеет право приостановить любое участие какого-либо участника/сотрудника при возникновении потенциального, фактического или предполагаемого конфликта, в случае если участник не заявил добровольно.
Нарушения
В отношении нарушителей будут применяться дисциплинарные меры, вплоть до прекращения участия в организации.
Ежегодные заявления
Каждый участник обязуется при вступлении в Организацию подписывать заявление, подтверждающие, что он/она:
- Получил копию политики по урегулированию конфликта интересов,
- Прочел и понял политику,
- Согласился соблюдать политику.
КОНЕЦ ДОКУМЕНТА
Ежегодное заявление о раскрытии информации.
(Приложение №1 к Правилам по урегулированию конфликта интересов)
БУЮК КЕЛАЖАК (Версия 1.0)
ЗАЯВЛЕНИЕ О КОНФЛИКТЕ ИНТЕРЕСОВ
В связи с моим участием в качестве члена Совета/участника/сотрудника/учредителя/подрядчика в организации «Буюк Келажак», я заявляю, что, кроме как описано ниже, я ни сейчас, ни в течение прошлого года:
- Не участвовал, прямо или косвенно, ни в каких соглашениях, договоренностях, инвестициях или другой деятельности ни с одним поставщиком, подрядчиком или другой стороной, ведущей бизнес с «Буюк Келажак», которая привела или может привести к личной выгоде для меня.
- Не получал, прямо или косвенно, никаких денежных выплат или займов, подарков любого вида, любого бесплатного обслуживания, скидок или других сборов от каких-либо лиц или организаций, участвующих в какой-либо отношениях с «Буюк Келажак».
- Все исключения из пунктов (1) или (2) изложены ниже с полным описанием сделок и интересов, прямых или косвенных, которые я получаю (или получил в прошлом году) от лиц или организаций, имеющих сделки с «Буюк Келажак».
Я хотел бы сообщить о следующем потенциальном конфликте интересов:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(Просьба рассказать о возможном конфликте, возникшем в связи с вышеуказанной ситуацией в отношении соответствующей сделки (например, характер услуги/сделки с участием аффилированного лица, личность аффилированного лица и ваши отношения с этим лицом).
Пожалуйста, создайте таблицу с двумя столбцами и 9 строками и включите следующую информацию в таблицу.
| Область конфликта | Подробности |
| Я связан(а) отношениями * с другой организацией | |
| Я связан(а) отношениями* с любым поставщиком, подрядчиком или любой другой стороной, предоставляющей или предлагающей услуги по оказанию услуг, и имеющей прямую или косвенную заинтересованность в любой коммерческой сделке (сделках), соглашении или инвестициях. | |
| Я связан(а) отношениями с участником или заинтересован в любых судебных процессах, связанных с «Буюк Келажак». | |
| Я заинтересован(а) в приобретении услуг «Буюк Келажак». | |
| Я связан(а) отношениями с лицом (лицами), которые заинтересованы в предоставлении услуг для «Буюк Келажак». | |
| У меня есть деловые отношения или сделки с поставщиком, подрядчиком или любой другой стороной имеющая отношения с «Буюк Келажак», которая может принести мне пользу. | |
| Я связан(а) отношениями с сотрудником «Буюк Келажак». | |
| Другое: | |
*Связан(а) отношениями означает то, что лицо имеет связь с другой стороной, которая может быть одной из следующих: супруг(а), сожитель, ребенок, мать, отец, брат или сестра или близкие партнеры; любая корпорация, коммерческая или некоммерческая организация, в которой вы являетесь сотрудником, должностным лицом, членом правления, партнером, участвуете в управлении или были наняты; любое вверенное или другое имущество, в котором у вас есть существенный интерес или в отношении которого вы выступаете в качестве доверительного управляющего или в аналогичной должности.
Настоящим подтверждаю, что раскрытые выше сведения, являются, по моей информации, наиболее полными и достоверными.
Я не буду участвовать в обсуждении и принятии решения по вопросу, который может привести к конфликту интересов.
Я немедленно сообщу [Координационному Совету], если узнаю, что предоставленные сведения является неточным или что я не могу соблюдать политику по урегулированию конфликта интересов.
Обратный ответ по электронной почте является подтверждением и согласием участника.